1. 会社情報

事業者名：東京ビジネススペース株式会社

所在地：東京都千代田区神田錦町2-18-6

メールアドレス：[email protected]

電話番号：+81 3 6427 9184

事業内容：会議室の予約受付、運営、提供および関連サービス

2. 収集する情報および取得方法

当社は、以下の情報を、適法かつ公正な手段により取得することがあります。

• 氏名、会社名、部署名、役職名
• 住所、電話番号、メールアドレス
• 会議室予約に関する情報（予約日時、利用人数、利用目的、請求情報等）
• 問い合わせ内容、アンケート回答、サポート対応履歴
• 請求・支払に必要な情報（決済手段に関する情報の一部を含む場合があります）
• ウェブサイトの利用情報（IPアドレス、端末情報、ブラウザ情報、Cookie等のオンライン識別子、閲覧履歴、アクセスログ）
• 当社の施設利用に伴い取得される映像、音声、入退室記録等（必要な場合に限ります）

当社は、本人から直接取得するほか、予約システム、決済代行事業者、業務委託先、紹介元事業者等を通じて情報を取得することがあります。

3. 利用目的

当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。

• 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル対応のため
• 会議室および関連サービスの提供、運営、保守管理のため
• 本人確認、利用資格確認、入退室管理のため
• 利用料金の請求、決済、返金、与信管理のため
• 問い合わせ対応、サポート提供、苦情対応のため
• 施設内の安全確保、事故防止、トラブル対応のため
• サービス改善、新サービス開発、品質向上のため
• アンケート、統計分析、マーケティング分析のため
• 当社サービスに関する案内、重要なお知らせの送付のため
• 法令遵守、契約上の権利義務の履行、紛争対応のため
• 不正利用の防止、セキュリティ対策のため

4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠

当社は、日本法に基づき、主として以下の根拠により個人情報を取り扱います。

• ご本人の同意
• 契約の締結・履行および契約前の手続のための必要性
• 当社が負う法的義務の履行
• 当社または第三者の正当な利益の追求
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要である場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要である場合

なお、個人番号を含む特定個人情報は、法令で認められる範囲に限り取り扱います。

5. 個人情報の第三者提供および共同利用

当社は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、ご本人の同意を得ることが困難なとき
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合で、ご本人の同意を得ることが困難なとき
• 国の機関または地方公共団体等に協力する必要がある場合で、ご本人の同意取得により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

当社は、業務遂行上必要な範囲で、以下の相手先に個人情報の取扱いを委託することがあります。

• 予約管理システム提供事業者
• 決済代行事業者、金融機関
• メール配信、クラウド、サーバー、IT保守事業者
• 清掃、警備、設備管理等の業務委託先
• 会計、税務、法務等の専門家

この場合、当社は委託先に対して適切な監督を行います。

6. 外国にある第三者への提供

当社は、クラウドサービス、メール配信、分析ツール等の利用に伴い、個人情報を外国にある第三者に移転する場合があります。その際、当社は、移転先の法制度、当該第三者による個人情報保護措置、契約上の安全管理措置等を確認し、個人情報保護法に従って適切に取り扱います。

外国にある第三者への提供または委託が行われる場合、法令上必要な情報の提供や同意取得を行うことがあります。

7. 保存期間

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令、契約、会計・税務、紛争対応等の観点から必要な期間に限り保存します。保存期間経過後、または保存目的が失われた場合には、遅滞なく削除、消去または匿名化等の措置を講じます。

具体的な保存期間は、情報の種類、利用目的、法令上の保存義務、取引内容に応じて合理的に定めます。

8. ご本人の権利

ご本人は、個人情報保護法その他の適用法令に従い、当社が保有する個人情報について、以下の請求を行うことができます。

• 利用目的の通知
• 開示
• 内容の訂正、追加または削除
• 利用停止、消去
• 第三者提供の停止
• データポータビリティに関する情報の提供要請（法令上認められる範囲に限ります）
• 異議申立て（法令上認められる範囲に限ります）

これらの請求を希望される場合は、後記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。本人確認のうえ、法令に従って対応します。なお、請求内容によっては、法令に基づき全部または一部に応じられない場合があります。

9. 同意の撤回

ご本人が個人情報の取扱いについて同意をされた場合でも、将来に向かってその同意を撤回することができます。同意の撤回は、当社所定の方法により受け付けます。

ただし、同意を撤回された場合でも、法令上保有が必要な情報、契約履行や正当な利益のために必要な情報については、直ちに削除できないことがあります。また、同意の撤回により、当社サービスの全部または一部をご利用いただけなくなる場合があります。

10. 苦情・相談窓口

当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求、その他のお問い合わせは、下記窓口までご連絡ください。

東京ビジネススペース株式会社 個人情報お問い合わせ窓口

メールアドレス：[email protected]

電話番号：+81 3 6427 9184

所在地：東京都千代田区神田錦町2-18-6

11. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、以下を含む適切な安全管理措置を講じます。

• 個人情報保護に関する社内規程の整備
• アクセス権限管理、認証管理、ログ管理
• 通信および保管時の暗号化等の技術的対策
• 従業者への教育・監督
• 委託先の選定・監督
• 必要に応じたバックアップ、監視、脆弱性対策
• 事故発生時の報告、調査、是正措置および再発防止策

当社は、個人情報の取扱状況を継続的に見直し、必要に応じて改善します。

12. お問い合わせ先

個人情報保護に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

東京ビジネススペース株式会社

住所：東京都千代田区神田錦町2-18-6

メールアドレス：[email protected]

電話番号：+81 3 6427 9184

受付時間：当社営業日・営業時間内

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、サービス内容の変更、運用上の必要性等に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。変更後の内容は、当社ウェブサイト上での掲載その他適切な方法により周知し、掲載日以降に適用されます。

重要な変更を行う場合には、事前に合理的な方法でお知らせします。